Come ottimizzare le tempistiche di lavoro

Come ottimizzare le tempistiche di lavoro

Il tempo è una risorsa preziosa, soprattutto per la tua azienda. Consegnare un progetto a un cliente senza arrivare "tirati" alla scadenza o riuscire a dedicare il giusto numero di ore a ogni attività, permette senza dubbio di aumentare la qualità del proprio lavoro. Il rischio di compiere errori e sviste a causa della pressione si abbassa notevolmente ed è possibile ricontrollare più volte quanto si è fatto, chiedendo un feedback ai professionisti del team. Può capitare che gli imprevisti impediscano di lavorare come vorremmo: in questi casi, non si può che stringere i denti e cercare di portare a termine il progetto nei tempi richiesti. Se però hai quotidianamente la sensazione che il tempo non sia mai abbastanza e tu e i tuoi collaboratori faticate a chiudere le task rispettando le deadline, è il caso di identificare e sradicare tutte quelle abitudini che non ti permettono di valorizzare appieno la produttività della tua azienda.

LIMO less more ottobre 2020

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Poca comunicazione

Se senti di non riuscire a comunicare bene con i tuoi colleghi e ti capita di non sapere su quali progetti stanno lavorando o a che punto sono con il loro lavoro, hai già identificato un primo problema. Infatti, se non si comunica costantemente con il proprio team diventa difficile lavorare in maniera sistematica e organizzata a un progetto. C'è poi il rischio che due persone lavorino alla stessa task o che nessuno si prenda in carico un compito… In questi casi, la perdita di tempo è consistente e diventa necessario rivedere l'intero schema di lavoro.

Task non schedulate

Avere in mente l'intero progetto a cui devi lavorare, senza però mettere per iscritto e condividere con i tuoi collaboratori le singole task non fa altro che creare ansia e confusione. Per questo è importante riuscire a scindere ogni attività in tanti piccoli step, da assegnare a chi ha le competenze per portarli a termine. Una volta terminata la task, il suo status andrà aggiornato: così diventa più semplice visualizzare le attività ancora da fare e si elimina il rischio di dover fermare il proprio lavoro per tornare indietro a recuperare le task dimenticate.

Non definire le priorità

Un altro fattore che incide negativamente sulla gestione del tempo è la mancata definizione delle priorità. Purtroppo è facile perdere anche diverse ore in una giornata lavorativa dietro a un'attività per realizzare, solo in seguito, che in realtà non erano urgenti. Se desideri ottimizzare le tempistiche, è fondamentale dedicare la prima mezz'ora della tua giornata lavorativa a organizzare la tua "to do list", per assicurarti di dare la priorità ai progetti che sono effettivamente delle urgenze.

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Stand up meeting quotidiano

Lo stand up mattutino è una modalità efficace per iniziare al meglio ogni giornata lavorativa. Si tratta di un elemento alla base del project management Agile ed è una breve riunione della durata di 15, massimo 30 minuti in cui ciascun membro del team dovrà rispondere a queste domande:

"Cosa ho fatto ieri?"
"Cosa devo fare oggi?"
"Che impedimenti potrei avere?"

Iniziare la mattinata lavorativa confrontandosi in modo organizzato e veloce con i propri collaboratori ha un duplice vantaggio: ci assicura di essere allineati sui diversi progetti e ci permette di capire com'è organizzato il lavoro del team. Introducendo lo stand up mattutino, si diminuiranno le interruzioni nel corso della giornata, perché ogni membro del team sa cosa fare e quando farlo. E noterai presto come una piccola modifica alla tua routine lavorativa può apportare grandi benefici nella gestione del tempo.

Evidenziare gli impedimenti

Uno dei momenti dello stand up consiste nell'evidenziare gli ostacoli che potrebbero impedirti di portare a termine una task. Le pietre d'inciampo sono sempre un problema: rischiano di bloccarti e di farti perdere tempo prezioso. Se cadi rovinosamente a causa di un ostacolo inaspettato, dovrai investire parecchie energie per rialzarti: altro tempo che se ne va. La chiave è quindi imparare a identificare in anticipo quelli che possono essere degli impedimenti e comunicarli agli altri. In questo modo, qualcuno saprà indicarti la strada migliore per raggiungere il tuo obiettivo e tu avrai aggirato l'ostacolo e gestito al meglio il tempo a disposizione per chiudere una task.

Organizzare le task con gli strumenti giusti

Fino ad ora abbiamo visto come la metodologia Agile può fornire numerosi spunti per ottimizzare le tempistiche all'interno della tua impresa. Cambiare le abitudini del proprio team e introdurre momenti di confronto più funzionali, come lo stand up, è sicuramente utile. Tuttavia, per avere il pieno controllo sui progetti e sfruttare al massimo ogni momento, è necessario che la tua squadra di collaboratori sappia organizzare al meglio le task. Ciò significa non solo stabilire le priorità e gli impedimenti, ma anche avere la prontezza di capire quali sono quelle attività che possono essere delegate ad altri e quali, invece, possono essere svolte in un secondo momento. Per dare la corretta priorità alle attività puoi scegliere gli strumenti che preferisci: un'ottima guida, secondo noi, è la matrice di Eisenhower. Questo strumento combina due parametri, l'urgenza di una task e la sua importanza, e genera 4 quadranti, a cui sono associate le task a seconda della loro natura (da fare con urgenza, da fare in un secondo momento, da delegare immediatamente, da non fare).

L'obiettivo dell'imprenditore

Evitare di lavorare in maniera sommaria, senza definire bene le singole task con le loro scadenze, comunicando poco con il resto del team (LESS). Aumentare i momenti di confronto veloci ed efficaci, come uno stand up mattutino, mettere in luce eventuali ostacoli e definire le priorità insieme (MORE).

Utilizzi già alcune di queste metodologie in azienda? Conoscevi già il project management Agile? Se le deadline ti spaventano ancora e non sempre riesci a rispettarle, scrivici! Ti faremo conoscere nuovi strumenti per migliorare la produttività e l'efficienza del tuo team.

 


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